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会计电算化对会计业务内控的影响

发布时间:2020-09-10
  会计电算化是以计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称,是用计算机代替人工记账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。发展会计电算化,有利于促进会计工作规范化,提高工作质量和工作效率,更好地发挥会计的职能作用。但同时也对原有的会计业务内控制度造成了极大的冲击,带来了许多新问题。因此,建立一套适合会计电算化系统的内控制度就显得尤为重要,本文就此作一些初步探讨。

  会计电算化面临的几个问题

  会计无纸化存在的问题。在手工会计环境下,企业发生的经济业务均记录于纸张之上,这些数据若被修改,则容易辨别出修改的痕迹;但是,在会计电算化系统中,数据被直接记录在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别是否是业务记录的“原件”。因此,确保这些电子数据是原始数据,是无纸信息系统的关键。

  电子数据的审核和确认。在现有的会计电算化环境下,多数会计还保持着传统的凭证审核和编制方式。但是,随着会计电算化的进一步发展,电子原始数据经审核和确认后,就可自动生成电子记账凭证,而由这些记账凭证直接生成的账簿和报表都是派生性的数据。所以,账簿和报表的正确性、真实性完全取决于审核和确认的电子数据。

  会计电算化工作中的安全问题。现有的会计软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象,以致软件投入运行后暴露诸多隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。这类现象和问题目前尚未得到彻底的改变。

  会计电算化对内部控制的影响

  内部控制形式的变化。手工操作下的一些内部控制,如编制科目、凭证汇总表,总账、明细账的核对,在电算化中没有了存在的必要性;其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内,如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。因此,内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。

  内部控制内容的变化。会计电算化的应用,给会计工作增加了新内容,如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理等。

  加强电算化系统的内部制度建设

  实行电算化以后,系统正常、安全运行的关键是操作使用。如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种舞弊行为以可乘之机。因此,会计核算形式的改变,也给内控制度赋予新的内涵。

  严格机构和人员的管理与控制。会计核算软件投入正式使用后,原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

  建立计算机机房,严格系统操作环境管理。实行电算化以后,应设立计算机机房,给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止其他人员进入机房,保护程序和数据的安全。操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。如规定交接班手续和登记运行日志,数据备份及机器的使用规范,软盘专用及防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护,硬件维护主要包括:定期检查并做好记录;及时进行故障分析并做好记录。软件维护包括正确性、适应性、完善性维护三种。

  强化系统转换管理。新的计算机会计系统在投入使用过程中,替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统,必需经过一定的转换程序。企业应作好各项转换的准备工作,如旧系统的结算、汇总,人员的配置,新系统的初始数据的导入等。因此,应新旧系统并行运行一段时间,以确保转换工作的顺利进行。

  建立健全档案管理制度。为确保档案的真实性和可靠性,应实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全新型磁介质载体过渡。档案管理通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:(1)存档须由会计主管和系统管理员签章;(2)采取各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签并存放在安全、防潮的地方;(3)采用磁性介质保存档案要定期进行检查和复制,防止由于磁性介质损坏而使档案丢失。

  大力加强人才培训。企业应高度重视电算化人才的开发与培养,积极组织会计人员学习会计电算化知识,掌握计算机先进技术;培养或聘用一批精通技术、熟练应用电算化程序的高级技术人才,推动会计电算化工作由核算型向管理型、智能型转变。